WPS有哪些功能？

WPS Office是一款集文档编辑、表格处理、演示文稿制作等多功能于一体的办公软件。其主要功能包括文档编辑、表格计算、幻灯片制作、PDF阅读与编辑、云文档存储、协作编辑等。支持多种文件格式，如Word、Excel、PowerPoint、PDF等，并提供模板、拼写检查、表格公式、数据分析等强大工具。WPS还具备跨平台同步功能，支持Windows、Mac、iOS、Android等多个平台。用户可以通过WPS云文档实现文件的在线存储与分享，提高工作效率。

WPS文档编辑与排版功能

样式与段落格式控制

• 多级样式管理与格式统一：WPS文字提供丰富的样式库，用户可通过“开始”选项卡中的“样式”功能快速统一标题、正文、引用等文本格式。系统预置了多种专业模板样式，如“标题1”“正文首行缩进”等，支持自定义字体、字号、颜色、段前段后间距等属性。使用样式的最大优势在于全局修改一致性，例如更改“标题1”的字体后，整个文档中所有相同级别标题将自动同步更新，极大提高排版效率。
• 段落与行距精细控制：在“段落设置”面板中，用户可精确调整行距（单倍行距、1.5倍行距、固定值等）与对齐方式（左对齐、两端对齐、分散对齐）。同时支持“首行缩进”“悬挂缩进”“段前段后距离”等细节设定，满足论文、报告及合同类文档的格式要求。WPS还支持在段落中插入分节符与分页符，便于控制文档结构，使每个章节具备独立的页眉、页脚与页码格式。
• 字符格式与高级排版工具：WPS支持多种字符样式，包括加粗、斜体、下划线、删除线、上标、下标等，还可添加阴影、轮廓和字体效果。对于专业排版，WPS提供“对齐网格”“自动分栏”“首字下沉”等高级功能，常用于报刊、杂志版面或公司宣传资料。通过“格式刷”工具，可以一键复制格式到其他文本，实现高效排版与风格统一。

模板套用与版式快速替换

• 使用官方与自定义模板：WPS内置数千款官方模板，涵盖简历、报告、企划书、合同、公文等多种类型。用户可通过“文件”—“新建”—“在线模板”浏览并直接套用。模板内含预设样式、页眉页脚及配色方案，打开后可立即替换内容，无需手动排版。用户也可将自定义格式另存为模板（.dotx），供日后重复使用，实现标准化文档制作。
• 快速更换版式与主题风格：WPS提供“设计”选项卡，允许一键切换主题配色与版式。通过“页面布局”可调整页边距、纸张方向、栏宽比例等，适应不同用途（如A4打印、投标文件或电子版展示）。对于跨语言文档，还可切换中英混排格式、调整字体兼容性，避免乱码或排版错乱。
• 模板与公司品牌视觉统一：企业用户可在WPS中创建公司专属模板，包含统一的Logo、水印、字体及页眉页脚格式。通过“样式集”与“模板共享功能”，管理员可分发至团队成员，实现全员文件格式统一。这不仅提升了品牌形象专业度，也避免了员工手动排版造成的视觉差异。

批注修订与文档比较

• 启用修订模式记录修改：在多人协作编辑文档时，可通过“审阅”选项卡启用“修订”功能。此模式下，所有增删改内容都会以标注颜色显示，左侧边距出现修订标记，确保修改痕迹清晰可见。管理者可根据需要接受或拒绝修改，避免版本混乱。修订模式常用于学术论文、法律合同或部门审批文件的审校流程。
• 批注与评论功能应用：用户可在文档任意位置添加批注，支持文字评论、标记重点、圈划句子等操作。WPS还允许多人同时批注，不同用户的标识颜色会自动区分，便于追踪讨论内容。评论面板支持按用户、按段落筛选，适用于会议讨论记录或稿件审阅过程。
• 文档比较与差异合并：WPS提供“比较文档”功能，可同时打开两个版本的文件进行比对，系统会自动标记差异部分，包括文本、图片及格式变化。用户可选择“合并文档”，将两份文件的修改整合为一个新版本，并在修订记录中保留原始修改者信息。该功能尤其适合大型项目报告、企业制度修订或法律文本的多轮审定，既提高工作效率，也保障文档的可追溯性与完整性。

WPS表格数据分析功能

函数公式与多维引用

• 内置函数与动态计算：WPS表格（WPS Spreadsheets）支持超过500种函数，涵盖数学、统计、逻辑、财务、日期、文本处理等多类计算需求。常用函数如SUM、AVERAGE、IF、VLOOKUP、INDEX与MATCH均与Excel完全兼容，用户可直接复制公式无缝使用。高级函数如XLOOKUP、FILTER与SEQUENCE则提供更高效的数据检索与数组计算能力。WPS还支持动态公式更新，修改单元格数据后，结果单元格会即时刷新，保证数据分析的实时性。
• 多维引用与跨表计算：WPS支持跨工作表与跨文件的数据引用。例如，可通过=SUM(一月:十二月!B2)实现对全年同一单元格数据的求和，也可引用外部文件（如='[2025销售.xlsx]Sheet1'!A1）进行多源整合计算。对于财务报表或长期项目分析，这种多维引用能显著提升数据整合效率。
• 自定义函数与公式调试工具：WPS提供“名称管理器”功能，允许为复杂公式定义命名区域（如将A1:A100命名为销售额），使公式更易读。同时，“公式审核”工具可逐步跟踪公式计算过程，检测引用错误或循环引用问题。对于分析师或会计人员而言，这一功能可大幅降低公式错误率并提高模型可解释性。

数据透视表与可视化图表

• 快速创建数据透视表：WPS表格内置的“数据透视表”工具可快速汇总、分组与统计大量数据。用户只需选择数据区域并点击“插入→数据透视表”，即可在新工作表中生成可交互的汇总表。支持字段拖拽、自动分组与计算功能，如求和、平均值、计数等，帮助用户从原始数据中提炼关键信息。数据透视表广泛用于销售统计、市场分析与经营报告。
• 图表可视化与动态更新：WPS提供丰富的可视化组件，包括柱状图、折线图、饼图、面积图、雷达图等，且支持动态图表与交互式仪表盘。用户可将数据透视表直接生成动态图表，当底层数据更新时，图表也会自动刷新。高级用户还能使用“组合图表”展示多维趋势，例如用柱形图显示销售额、折线图展示利润率，从而实现多指标对比分析。
• 智能推荐与美化功能：在选中数据区域后，WPS的“图表推荐”功能会自动分析数据结构并提供最适合的可视化类型（如时间序列推荐折线图、比例类推荐饼图）。图表编辑面板支持快速更换配色方案、标签格式与坐标轴样式，帮助用户在几分钟内完成专业级可视化输出，尤其适合PPT汇报与商业展示。

数据清洗验证与条件格式

• 数据清洗与错误检测工具：WPS表格提供“查找与替换”“文本分列”“删除重复项”等数据清理功能，可批量整理导入数据。例如，导入CSV或数据库文件后，可使用“文本分列”按逗号或分号分割字段；利用“删除重复项”清除冗余行，确保数据唯一性。此外，“错误检查”功能可自动识别空值、公式错误或数据类型不匹配问题，便于快速修正。
• 数据验证与输入约束：在“数据”选项卡中，用户可使用“数据验证”功能为单元格设定输入规则，如限定输入整数、日期范围或下拉菜单选项。例如，在“部门”列中设置下拉列表，仅允许输入“销售”“财务”“研发”等值，以防录入错误。系统可在违反规则时弹出警示，确保数据一致性和准确性。
• 条件格式与动态高亮：条件格式是WPS表格的数据可视化亮点之一。通过设置规则（如“单元格值大于平均值”“重复值”“前10项”等），系统会自动为符合条件的单元格着色。结合公式型条件格式（如=A1>AVERAGE($A$1:$A$100)），可实现更复杂的动态标注。例如，在销售分析中，高于目标的区域显示为绿色，低于目标的显示为红色，从而让趋势与异常一目了然。这类功能尤其适合报表分析与经营监控场景，帮助管理者迅速识别关键数据变化。

WPS PDF与格式转换工具

PDF阅读注释与签名

• 高效阅读与多视图切换：WPS PDF阅读器支持多种阅读模式，包括单页、双页、滚动与书本翻页模式，用户可根据阅读习惯自由切换。对于篇幅较长的合同或研究报告，可启用“目录导航”与“缩略图预览”功能，快速跳转至目标章节。此外，WPS还提供“夜间模式”“页面旋转”“全屏展示”等阅读优化选项，尤其适合在移动端或长时间审阅时使用，减少视觉疲劳。
• 注释与批注功能：在“注释”工具栏中，用户可以高亮、下划线、删除线标记重点内容，还可插入便签、文字框、图形标记（如箭头、矩形）以做笔记说明。所有批注均带有创建者名称和时间戳，方便多人审阅时区分责任。对于审稿或项目评估文档，WPS支持导出批注报告，一键汇总全部评论内容，用于沟通或版本记录。
• 电子签名与手写签批：WPS提供多种签名方式，包括文字签名、手写签名、图片签章以及企业电子认证。用户可直接在PDF中插入签名区域，通过鼠标、触控笔或上传签章图片完成签署。WPS还支持“数字签名证书”验证功能，可确保文档签名的真实性与法律效力，适用于电子合同、财务文件或项目审批文档的正式流转。

PDF与WordExcelPPT互转

• PDF转Word精准排版还原：WPS自带PDF转换工具，可将PDF文件高保真还原为可编辑的Word文档，保留原有段落、字体、表格和图片布局，避免传统OCR转换导致的格式混乱。用户只需点击“PDF工具”—“PDF转Word”，选择输出路径即可完成批量转换。该功能对政府公文、论文报告及合同格式调整尤为实用。
• 多格式双向转换与兼容：WPS支持PDF与Excel、PPT、图片（JPG/PNG）等多种格式互转。例如，将数据表类PDF转换为Excel文件，自动识别表格边框与数值；将PPT转为PDF后可直接用于打印或加密分发。此外，WPS还提供“长图模式导出”，可将PDF文件转为连续长图，方便在移动端阅读或上传到网页中展示。
• OCR文字识别与扫描件处理：对于扫描版PDF或图片格式文件，WPS提供OCR（光学字符识别）功能，可识别图片中的文字并转换为可编辑文档。识别结果支持复制、编辑、翻译和格式化，特别适合档案整理或外文资料录入。WPS会员版本支持批量OCR处理与多语言识别，极大提升文档数字化效率。

合并拆分压缩与加密

• PDF文件合并与拆分操作：WPS允许用户快速合并多个PDF文件或选定页面生成新文档。打开“PDF工具”—“合并PDF”，拖入多个文件即可自定义顺序、页码范围与输出路径。同样，通过“拆分PDF”功能，可按页数、书签或文件大小拆分成多个独立文档，便于归档与传阅。例如，将100页报告拆分为按章节存档的10个文件，既方便管理也减轻传输负担。
• PDF压缩与体积优化：WPS的“PDF压缩”功能可在不明显降低图像质量的前提下，将文件体积压缩至原始大小的30%—70%。支持自定义压缩级别（高质量、标准、最小文件），适合不同场景使用，如邮件发送、在线上传或存储归档。压缩后文件可直接预览对比效果，确保内容清晰不失真。
• 文件加密与权限设置：为保障文档安全，WPS提供密码加密与权限控制功能。用户可设置“打开密码”和“编辑限制密码”，防止未经授权的查看与修改。此外，还可启用“打印限制”与“复制保护”选项，对涉密文件实施多层防护。对于企业级使用场景，可结合WPS安全云策略，通过加密传输、访问日志和水印追踪确保文件全生命周期安全，符合数据合规与信息安全标准。

WPS安全合规与权限管理

文档加密与访问控制

• 多级加密保护机制：WPS提供本地加密与云端加密双重方案，确保文档在存储与传输过程中的安全性。用户可通过“文件 → 信息 → 保护文档”设置打开密码与修改密码，从而防止未经授权的访问。加密算法采用AES 256位标准，与国际信息安全体系兼容，能有效抵御暴力破解与数据窃取。对于敏感合同、财务报表或研究数据类文档，WPS还支持“只读加密”与“编辑保护”模式，用户可查看但无法修改原文件内容，从而防止误操作或篡改。
• 云端访问权限控制：在WPS云文档中，用户可为每份文档设置“查看”“评论”“编辑”“下载”四级访问权限，并可按成员、部门或共享链接分别配置。管理员可实时撤销访问权或限定共享有效期，实现动态控制。对于外部合作场景，可启用“临时访问链接”，设定密码及到期时间，有效防止文档外泄。企业版WPS还支持与LDAP、AD域账号系统集成，确保访问控制与企业组织架构一致。
• 安全传输与数据隔离：WPS云文档通过HTTPS与SSL双重加密通道进行数据传输，所有文件上传、共享、编辑操作均采用端到端加密，防止中间人攻击。此外，系统会自动为每个企业租户分配独立存储空间与数据库实例，实现物理级数据隔离，确保不同团队间的文档互不干扰。这些机制符合ISO/IEC 27001及GDPR等国际数据安全标准，满足金融、科研、教育等行业的合规要求。

水印追踪与防泄漏

• 动态与静态水印嵌入：WPS支持为文档、表格及演示文件添加可视化水印，类型包括文字水印、图片水印及时间戳水印。企业用户可批量设置动态水印，如“用户名 + 时间 + IP地址”，系统会在用户打开文档时自动生成，防止内部泄密。静态水印则适合固定标识，如“公司机密”“内部资料”，可在打印件或电子版中长期保留。
• 打印与截图防护机制：WPS专业版支持“防打印防截屏”功能。当开启此模式后，系统会对受保护文件禁用操作系统的打印与屏幕截图接口，并在截图中嵌入隐形追踪信息。若文件被截屏外传，管理员可通过水印追踪功能溯源到泄露账户与设备信息。此功能在涉密文件、合同谈判资料或企业战略规划文档中尤为关键。
• 文档活动追踪与审计日志：WPS企业安全中心提供“文件追踪”功能，实时记录每个文档的访问时间、下载次数、修改记录与分享对象。管理员可通过可视化日志界面监控异常行为，如短时间内大量下载、重复外链分享等，系统会自动发出安全预警。结合水印追踪机制，可实现从访问到传播的全链路可追溯，确保企业信息资产得到严格监管。

企业级审计与备份策略

• 集中化安全审计系统：WPS企业版内置安全审计中心，可记录所有用户的文件操作行为，包括查看、编辑、共享、恢复、删除等动作。管理员可基于角色与权限生成审计报告，支持导出CSV或API对接SIEM（安全信息与事件管理系统），实现安全数据集中分析。此功能不仅有助于发现潜在违规操作，也为企业内部审查与外部合规审计提供证据支持。
• 自动备份与多版本恢复：WPS云文档具备自动版本控制功能，每次编辑都会生成独立版本快照并保留30天至180天（企业可自定义周期）。用户可在“版本管理”界面恢复任意时间点的文件，支持差异对比与增量恢复。对于关键部门（如法务、财务），可配置“定期云端备份策略”，每日自动同步至异地服务器，防止因硬件损坏或误删导致数据丢失。
• 混合存储与灾备方案：WPS为大型机构提供混合云与私有云部署方案，可在本地数据中心与云端服务器间实现双向同步。系统支持定期快照备份与离线加密存档，结合RAID磁盘阵列与容灾机房架构，确保在突发灾难情况下可快速恢复业务。企业还可结合“文档留存策略”，按法律法规（如《数据安全法》《个人信息保护法》）设定文件保存年限与销毁流程，全面实现安全合规、可追溯与可恢复的文档管理体系。